Sutarčių valdymas: svarbiausi aspektai

Sutartys – bene jautriausia organizacijos valdoma informacija. Jų valdymui keliami griežti reikalavimai. Jas valdantys, kuriantys, derinantys, tvirtinantys, pasirašantys, saugojantys, pratęsiantys asmenys, privalo būti itin dėmesingi. Ir visai nesvarbu kokio tipo sutartį: personalo, tiekimo ar pardavimo Jums asmeniškai tenka valdyti, klaidos, dažnai brangiai kainuojančios, yra dažnai neišvengiamos.

Praktika rodo, kad įgyvendinti automatizuotą ir pilnai kontroliuojamą sutarčių valdymą įmanoma tik turint tam skirtus sutarčių valdymo įrankius. Rinkoje siūloma tikra galybė sutarčių valdymo sprendimų, todėl nusprendus keistis, prasideda dažnai painus ir ilgas sprendimo parinkimo procesas. Organizacijos vadovai ir IT personalas dažnai neatranda bendros kalbos arba nelabai žino kokius lūkesčius ir reikalavimus jai formuluoti.

Sutarčių valdymas bus bevertis, jeigu bus izoliuotas nuo kitų organizacijos veiklos procesų bei sistemų. Sistemoje turi būti galimybė nustatyti sutarčių sąsajas su projektais, sąskaitomis ar kitais dokumentais, pavyzdžiui, el. laiškais, korespondencija.

Saugi ir kontroliuojama prieiga prie informacijos yra gyvybiškai svarbi. Nors centralizuoto sutarčių valdymo esmė yra patogi prieiga prie sutarčių informacijos, bet tai nereiškia, kad šią informaciją gali pasiekti bet kas. Svarbu užtikrinti saugią ir kontroliuojamą prieigą prie informacijos. Vartotojams, priklausomai nuo jų einamų pareigų organizacijoje, būtų suteikiama prieiga tik prie tos informacijos, kurią jie turi teisę matyti.

Sistema turėtų turėti nuotolinę prieigą ir suteikti galimybę pasiekti sutartis bei jas valdyti būnant ne ofise. Tai labai aktualu keliaujantiems vadovams. Užtikrinkite, kad bus galimybė vykdyti bent šiuos pagrindinius veiksmus iš mobiliųjų įrenginių: sutarčių peržiūra ar patvirtinimas, užduočių paskyrimas, atlikimas ar atmetimas, veiksmų ataskaitos peržiūra, dokumentų atsisiuntimas.